Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών

ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ – ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ

ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ: Πορίχη Ζηνοβία

ΤΗΛ.ΕΠΙΚΟΙΝ. 213-2010741

 

Λειτουργίες προσωπικού

  • Διαχείριση διαδικασιών που αφορούν πρόσληψη, απόλυση προαγωγή, παραίτηση, τοποθέτηση, μετακίνηση, απόσπαση, μετάταξη κλπ. του προσωπικού του Δήμου σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις.
  • Διαχείριση διαδικασιών ελέγχου παρουσίας, παροχής αδειών, αξιολόγησης και άσκησης πειθαρχικού δικαίου στο προσωπικό του Δήμου με οποιαδήποτε σχέση εργασίας.
  • Τήρηση των μητρώων και φακέλων του προσωπικού του Δήμου
  • Παροχή κάθε είδους πληροφοριών, προφορικών ή γραπτών προς το προσωπικό του Δήμου που αφορούν την υπηρεσιακή του κατάσταση
  • Τήρηση των διαδικασιών συγκέντρωσης, καταγραφής πληροφοριών που έχουν σχέση με τον καθορισμό των κάθε φύσης αμοιβών και παροχών προς το προσωπικό οποιασδήποτε εργασιακής σχέσης του Δήμου.

Λειτουργίες Πρωτοκόλλου, Διεκπεραίωσης, Αρχείου – Τηλεφωνικού Κέντρου και βοηθητικών εργασιών.

  • Τήρηση των διαδικασιών πρωτοκόλλησης των κάθε είδους εισερχομένων στο Δήμο εγγράφων και διανομή τους στις επιμέρους υπηρεσίες του Δήμου καθώς και τήρηση του γενικού αρχείου του Δήμου.
  • Μέριμνα για την εκτέλεση των γενικών βοηθητικών λειτουργιών υποστήριξης για τις ανάγκες των υπηρεσιών του Δήμου (τέλεξ, φάξ,, λειτουργία κυλικείων, φωταντιγραφήσεις, εξωτερικές και εσωτερικές εργασίες διακίνησης αλληλογραφίας και εγγράφων, ανάρτηση των αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου, καθώς και των ανακοινώσεων του Δήμου, λειτουργία τηλεφωνικού κέντρου, παροχή γενικών πληροφοριών για τους δημότες).Για το σκοπό αυτό αξιοποιούνται διοικητικοί υπάλληλοι, κλητήρες, κλπ. στους οποίους κατανέμονται συγκεκριμένες αρμοδιότητες.
  • Οι κλητήρες ασκούν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητές τους με την επίβλεψη και τις οδηγίες του προϊσταμένου του Τμήματος

Τις ώρες που δεν βρίσκονται σε εξωτερική εργασία /υπηρεσία οφείλουν να παραμένουν στο γραφείο τους ασχολούμενοι σε εργασίες που τους ανατίθενται σύμφωνα με όσα έχουν κανονιστεί με αποφάσεις του Δημάρχου.

Μεταφέρουν όσα έγγραφα διακινούνται από γραφείο σε γραφείο και επιδίδουν στους ενδιαφερόμενους την προς αυτούς απευθυνόμενη αλληλογραφία με ειδοποιήσεις, προσκλήσεις, επιστολές, έγγραφα

Στην Περιφέρεια, Νομαρχιακή Αυτοδιοίκηση, Υπουργεία και άλλες υπηρεσίες μεταβαίνουν με εντολή του Προϊσταμένου τους και μόνο για τη διεκπεραίωση υπηρεσιακών υποθέσεων.

Εκτελούν κάθε εργασία που προσιδιάζει στη φύση των γενικών τους καθηκόντων και επιβάλλεται από τις υπηρεσιακές ανάγκες του Δήμου.

Δεν αποχωρούν από την υπηρεσία τους πριν τη λήξη του κανονικού ωραρίου εργασίας ή χωρίς εντολή του προϊσταμένου τους.

Λειτουργίες υποστήριξης Δημ. Συμβουλίου, Δημαρχιακής Επιτροπής, Επιτροπών Δημ.Συμβουλίου

  • Σύνταξη από τον Πρόεδρο του Δ.Σ σε συνεργασία με τον Δήμαρχο της ημερήσιας ημερησίας διάταξης των συ­νεδριάσεων του Δ.Σ και ενημέρωση των μελών του Δ.Σ για τα θέματα και τον χρόνο και τον τόπο κάθε συνεδρία­σης.
  • Συγκέντρωση, αναπαραγωγή και αποστολή στα μέλη του Δ.Σ των διαφόρων εισηγήσεων και γενικά του ενημε­ρωτικού υλικού που αντιστοιχεί στα θέματα των συνε­δριάσεων.
  • Τήρηση πρακτικών και αρχείου πρακτικών και απο­φάσεων του Δ.Σ.
  • Δακτυλογράφηση, αναπαραγωγή αποφάσεων Δ. και αποστολή τους στην υπηρ. Τοπ.Αυτ/σης Περιφέρειας
  • Ενημέρωση των αρμοδίων επιτροπών του Δ.Σ. για τα θέματα που παραπέμπονται σε αυτές από το Δημ. Συμ­βούλιο, προς μελέτη και παρακολούθηση αυτών για την έγκαιρη επανεισαγωγή στο Δ.Σ. προς λήψη οριστικής απόφασης.
  • Παροχή γραμματειακής υποστήριξης προς την Δημ. Επιτροπή και τις μόνιμες και έκτακτες επιτροπές που συ- νιστά το Δημ. συμβούλιο( Διανομή εισηγήσεων, τήρηση πρακτικών, αρχείου, δακτυλογράφηση κλπ)
  • Τήρηση αρχείου εκπροσώπων του Δήμου σε διάφο­ρους φορείς και όργανα

Λειτουργίες εξυπηρέτησης Πολιτών, και εσωτερικής ανταπόκρισης.

Αρμοδιότητες

  • Παροχή διοικητικών πληροφοριών και διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών από την υποβολή της αίτησης μέ­χρι την έκδοση της τελικής πράξης σε συνεργασία με τις καθ’ ύλη αρμόδιες υπηρεσίες. σύμφωνα με τις κάθε φορά ισχύουσες διατάξεις και τις αρμοδιότητες που ανατίθε­νται στα Κ.Ε.Π.

Λειτουργίες Εξυπηρέτησης Πολιτών

  • Παραλαβή αιτήσεων πολιτών για διεκπεραίωση υπο- θέσεών τους από τις υπηρεσίες του δημοσίου, τα στοι­χεία των οποίων καταχωρεί σε ειδικό πρωτόκολλο
  • Διάθεση εντύπων αιτήσεων.
  • Έλεγχος πληρότητας αιτήσεων πολιτών και σε περί­πτωση που για τη διεκπεραίωση της υπόθεσης απαιτού- νται δικαιολογητικά, που δεν υποβάλλονται μαζί με την αί­τηση, το Κ.Ε.Π τα αναζητά και τα παραλαμβάνει με οποιο- δήποτε πρόσφορο τρόπο από τις αρμόδιες υπηρεσίες μετά από σχετική εξουσιοδότηση των πολιτών.
  • Επικύρωση αντιγράφων διοικητικών εγγράφων
  • Θεώρηση γνήσιου υπογραφής
  • Χορήγηση παραβόλων, υπεύθυνων δηλώσεων κ.α
  • Χορήγηση αποδεικτικού φορολογικής ενημερότητας μέσω ηλεκτρονικής διασύνδεσης με το σύστημα ΤΑΧΙΣ

Λειτουργίες Εσωτερικής ανταπόκρισης

  • Διαβιβάζει πλήρεις τους φακέλους των υποθέσεων των πολιτών, στην αρμόδια για τη διεκπεραίωσή τους υπηρεσία, με οποιοδήποτε πρόσφορο τρόπο. Το τελικό έγγραφο αποστέλλεται από την αρμόδια υπηρεσία και πάλι στο Κ.Ε.Π. υποβολής της αρχικής αίτησης από το οποίο το παραλαμβάνει ο πολίτης ή του αποστέλλεται από το συγκεκριμένο Κ.Ε.Π στη διεύθυνση που έχει δη­λωθεί με συστημένη επιστολή επί αντικαταβολή

Το υπαλληλικό προσωπικό των γραφείων του άρθρου

  • 2,3,4,5 εκτός του υπαλληλικού προσωπικού των Αυτο­τελών τμημάτων υπάγεται στην υπηρεσιακή ευθύνη του τμήματος Διοίκησης Προσωπικού.

Πέραν των ανωτέρω προαναφερθέντων αρμοδιοτήτων στο Διοικητικό Τμήμα έχουν εκχωρηθεί οι εξής καινούργιες αρμοδιότητες :

 

– Προσλήψεις ωφελούμενων με προγράμματα ΟΑΕΔ

Στο Διοικητικό Τμήμα υποβάλλονται οι αιτήσεις με τα δικαιολογητικά  των ωφελούμενων . Γίνεται ο έλεγχος και το Τμήμα είναι αρμόδιο να εγκρίνει ή να ζητά την αντικατάσταση των ωφελούμενων σε περίπτωση ελλειπών δικαιολογητικών , προβαίνει στην σύνταξη πρωτοκόλλου εμφάνισης και εγκατάστασης τους , δηλώνει τους ωφελούμενους στην Επιθεώρηση Εργασίας , τους απογράφει στα Μητρώα Εργαζομένων , έχει την ευθύνη σύνταξης των μηνιαίων μισθολογικών καταστάσεων , βάσει των ημερομισθίων που έχουν πραγματοποιήσει , τηρεί τις αναρρωτικές άδειες αυτών, προβαίνει στην λύση της εργασιακής τους σχέσης προς την Επιθεώρηση εργασίας και γενικά εφαρμόζει ό,τι ακριβώς προβλέπεται από τις απανωτές εγκυκλίου του ΟΑΕΔ.

 

-Αναγγελίες υπερωριακής εργασίας  ΙΔΑΧ προσωπικού προς την επιθεώρηση Εργασίας

 

– Aναγγελίες προς την επιθεώρηση Εργασίας και ΟΑΕΔ περί όλων των ειδών αλλαγών επί των εργασιακών σχέσεων υπαλλήλων

 

-Σύνταξη μηνιαίων αποφάσεων Υπερωριακής απασχόλησης για όλο το προσωπικό του Δήμου

 

-Κοινωφελής εργασία:

Επίβλεψη των ατόμων που παρέχουν κοινωφελή εργασία , αποστολή παρουσιολογίων στην Εισαγγελία Αθηνών κάθε μήνα , αποστολή έκβασης προγράμματος ανά τρίμηνο και έκδοση βεβαίωσης κατά τη συμπλήρωση ωρών κοινωφελούς εργασίας.

 

-Έλεγχος γνησιότητας όλων των κατατεθέντων δικαιολογητικών που υπάρχουν στους ατομικούς υπηρεσιακούς φακέλους των υπαλλήλων

 

-Ανάρτηση στο ΔΙΑΥΓΕΙΑ όλων των αποφάσεων Δημάρχου

 

-Υποβολή αιτημάτων που αφορούν την Δ/νση μας στο ΕΣΗΔΗΣ

 

-Διεξαγωγή και διενέργεια εκλογικής διαδικασίας.

 

ΤΜΗΜΑ ΔΗΜΟΤΙΚΗΣ ΚΑΤ/ΣΗΣ & Μ.Α

ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ: Μιχοπούλου Ελένη

ΤΗΛ.ΕΠΙΚΟΙΝ. 213-2010748

 

              Αρμοδιότητες  γενικά

Εφαρμόζει τις ισχύουσες διατάξεις με βάση το σύστημα Δημοτολογίου «Εθνικό Δημοτολόγιο», με τις μεταβολές Δημοτολογίου (διαγραφές λόγω θανάτου, διορθώσεις ηλικιών, αλλαγή στοιχείων, συμπλήρωση στοιχείων που λείπουν, εγγραφή αδήλωτων, εξώγαμων κλπ.) ήτοι:

 

  • Αρχικές εγγραφές, μεταδημοτεύσεις, συμπληρωματικές εγγραφές (γάμοι, θάνατοι, διαζύγια, σύμφωνο συμβίωσης, εγγραφές παιδιών διορθώσεις λανθασμένων στοιχείων κλπ.).
  • Καταχωρήσεις αρχικών εγγραφών, μεταδημοτεύσεων στο βιβλίο Δημοτολογίου και καταχώρηση όλων των μεταβολών στις υπάρχουσες οικογενειακές μερίδες του Δημοτολογίου.
    Όλες οι παραπάνω εγγραφές καταχωρούνται στους Η/Υ σε αρχείο οικογενειακών μερίδων που υπάρχει, σύμφωνα με το εφαρμοζόμενο πρόγραμμα.
  • Τηρεί αρχείο δημοτολογίου, στο οποίο υπάρχουν οι οικογενειακοί φάκελοι όλων των οικογενειακών μερίδων που υπάρχουν και δημιουργούνται νέοι φάκελοι στις αρχικές εγγραφές και μεταδημοτεύσεις.
  • Ταξινομεί στο αρχείο των οικογενειακών φακέλων όλα τα δικαιολογητικά που υποβάλλονται για εγγραφές, διαγραφές κλπ.
  • Τηρεί βιβλίο παραλαβής αλληλογραφίας  εγγράφων, (υποθέσεων)καθώς και παράδοσης  διεκπεραίωσης φακέλων στις  υπηρεσίες- ΚΕΠ κλπ.
  • Τηρεί απόλυτη λεξικογράφηση των φακέλων και ταξινομεί τα αντίγραφα των πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών (τα οποία εκδίδονται μία φορά) και παρέχει επικυρωμένα αντίγραφα στους έχοντες έννομο συμφέρον.
  • Παρέχει πληροφορίες και ενημερώνει το κοινό σε θέματα δημοτικής κατάστασης με σκοπό την επικοινωνία και την εξυπηρέτησή του.
  • Διεξάγει την αλληλογραφία με τις διάφορες αρχές και τους πολίτες, για θέματα ιθαγένειας και δημοτολογικής τακτοποίησης.
  • Παραλαμβάνει τις αιτήσεις και χορηγεί τα πιστοποιητικά γέννησης και οικογενειακής κατάστασης των δημοτών για κάθε χρήση (σχολικά, εκλογικά, συνταξιοδότηση κλπ.)
  • Εκδίδει πιστοποιητικά ειδικού τύπου (ταυτοπροσωπίας κλπ.).
  • Εκδίδει τα πιστοποιητικά για την πρώτη εγγραφή στο δημοτικό σχολείο και φροντίζει για την άμεση παραλαβή τους από τους  ενδιαφερόμενους.
  • Επιμελείται την έκδοση και αποστολή-παραλαβή πιστοποιητικών εγγυτέρων συγγενών, μετά από έρευνα και αλληλογραφία με άλλες αρχές.
  • Εκδίδει  πιστ/κά σε έντυπο ΟΓΑ, πιστ/κά για μείωση θητείας κ.λ.π.
  • Επιμελείται την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πάσης φύσεως πιστοποιητικών
  • Επιμελείται την έκδοση πιστοποιητικών της αντίστοιχης γραμμής του Ο.Τ.Ε -Κ.Ε.Π.- Σ.Γ- ΠΡΟΞΕΝΕΙΑ- ΠΡΕΣΒΕΙΕΣ.
  • Αλληλογραφεί με δημότες σε περίπτωση ασάφειας στοιχείων που αναγράφονται στις αιτήσεις τους.
  • Ενεργεί για την πρόσληψη και αλλαγή επωνύμου, καθώς και την πρόσληψη πατρώνυμου και μητρωνύμου από παιδιά, που γεννήθηκαν χωρίς γάμο των γονέων τους ή είναι αγνώστων γονέων.
  • Ενεργεί για τον εξελληνισμό του ονοματεπωνύμου Ελλήνων του εξωτερικού, ομογενών αλλοδαπών, που αποκτούν την ελληνική ιθαγένεια και παλιννοστησάντων ομογενών, που έχουν την ελληνική ιθαγένεια

 

       Αρμοδιότητες σχετικές με τα  Μητρώα Αρρένων

  • Σύνταξη ετήσιου μητρώου Αρρένων
  • Εγγραφές αδήλωτων.
  • Προσθήκη κυρίων ονομάτων αβάπτιστων ανηλίκων
  • Διαγραφές λόγω θανάτου, απώλειας Ελληνικής Ιθαγένειας, ανυπαρξίας και απόκτησης ξένης Ιθαγένειας.
  • Διορθώσεις επωνύμων, κυρίων ονομάτων, πατρώνυμων, τόπων γέννησης, ληξιαρχικών στοιχείων, έτους γέννησης αλλαγής στοιχείων λόγω υιοθεσίας κλπ.
  • Μεταγραφές στη σύνταξη Στρατολογικού πίνακα.
  • Εγγραφές αυτών που διαμένουν στην Διοικητική Περιφέρεια του Δήμου.
  • Έκδοση πιστοποιητικών κάθε τύπου από τα μητρώα αρρένων.
  • Αρχειοθέτηση και βιβλιοδέτηση διαταγών υπερκείμενων Αρχών επί εγγράφων και γενικά μεταβολών στα ετήσια Μητρώα.

 

 

       Αρμοδιότητες  σχετικές με τα  εκλογικά 

  • Φροντίζει για την εκτέλεση κάθε εκλογικής εργασίας που ανατίθεται στο Δήμο σύμφωνα με την εκλογική νομοθεσία.
  • Παρακολουθεί τη νομοθεσία που ισχύει κάθε φορά για την διενέργεια των εκλογών (Βουλευτικών, Δημοτικών κλπ.).
  • Συντάσσει τους εκλογικούς καταλόγους, σύμφωνα με τις διατάξεις της ισχύουσας νομοθεσίας κάθε δίμηνο, με τις μεταβολές που έχουν επέλθει και τους αναρτά για ενημέρωση των πολιτών και υποβολή εντάσεων.
  • Καταχωρεί όλες τις μεταβολές που προκύπτουν από το Δημοτολόγιο (μεταδημοτεύσεις, θάνατοι, νέοι εκλογείς, αλλαγής Διεύθυνσης κατοικίας κλπ.), στο Αρχείο των εκλογικών καταλόγων.
  • Διεξάγει αλληλογραφία με το Πρωτοδικείο, το Υπ. Εσωτερικών και γενικά με κάθε Υπηρεσία που θα χρειαστεί για την εφαρμογή του πιο πάνω Νόμου.
  • Παραλαμβάνει αιτήσεις ετεροδημοτών και τις καταχωρεί σε ηλεκτρονικό αρχείο το οποίο αποστέλλει στην αρμόδια υπηρεσία του ΥΠΕΣ
  • Συντάσσει τους ειδικούς εκλογικούς καταλόγους ετεροδημοτών και ενημερώνει τους πολίτες σχετικά.


Αρμοδιότητες σχετικές με τους  Αλλοδαπούς  και  τη Μετανάστευσης

  • Συντάσσει τις δηλώσεις πολιτογράφησης όλων των αλλοδαπών που ζητούν την ελληνική ιθαγένεια, ελέγχοντας τα δικαιολογητικά.
  • Διεξάγει την αλληλογραφία με την υπηρεσία ιθαγένειας της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής – Δ/νση Αλλοδαπών και Μετανάστευσης για τα παραπάνω θέματα, τηρεί ειδικό πρωτόκολλο των δηλώσεων πολιτογράφησης καθώς και σχετικό αρχείο, και ενημερώνει τους πολίτες.

1 ) Τμήμα Γάμων και Θανάτων
Αρμοδιότητες

 α) Καταχωρεί στα ληξιαρχικά βιβλία των ληξιαρχικών πράξεων που συντάσσονται σύμφωνα με το νόμο και οι οποίες έχουν αντικείμενο τη βεβαίωση γάμου ή θανάτου φυσικού προσώπου, στην καταχώρηση διορθώσεων, προσθηκών και σημειώσεων και μεταβολών γενικά στις ανωτέρω ληξιαρχικές πράξεις που είναι καταχωρημένες στα ληξιαρχικά βιβλία.
 β) Χορηγεί βεβαιώσεις ότι συντάχθηκε ληξιαρχική πράξη θανάτου, για την έκδοση αδειών ταφής.
 γ ) Τηρεί και διαφυλάττει  τα ληξιαρχικά βιβλία γάμων, θανάτων και δικαιολογητικών.
 δ )  Εκδίδει αντίγραφα από τα δικαιολογητικά βάσει των οποίων συντάχθηκε η ληξιαρχική πράξη.
2 ) Τμήμα Γεννήσεων και Βαφτίσεων
Αρμοδιότητες

α ) Καταχωρεί στα ληξιαρχικά βιβλία των ληξιαρχικών πράξεων που συντάσσονται σύμφωνα με το νόμο και οι οποίες έχουν αντικείμενο την βεβαίωση γέννησης του φυσικού προσώπου, στην καταχώρηση διορθώσεων, προσθηκών, σημειώσεων και μεταβολών γενικά στις ανωτέρω ληξιαρχικές πράξεις, στην καταχώρηση των οικείων πράξεων στο βιβλίο εκθέσεων και στην έκδοση αποσπασμάτων από τις ληξιαρχικές πράξεις που είναι καταχωρημένες στα ληξιαρχικά βιβλία ή στη χορήγησης αρνητικής βεβαίωσης για την ύπαρξη ληξιαρχικής πράξης γέννησης.
 β ) Τηρεί και διαφυλάττει τα ληξιαρχικά βιβλία γεννήσεων, βιβλίων εκθέσεων και δικαιολογητικών.
γ )  Εκδίδει αντίγραφα από τα δικαιολογητικά βάσει των οποίων συντάχθηκε η ληξιαρχική πράξη.
3 ) Τμήμα  έκδοση αδειών μόνο πολιτικών γάμων.
α )
Φροντίζει για τη νομική διαδικασία σχετικά με την τέλεση του Πολιτικού Γάμου.
β ) Καταχωρεί την πράξη – τέλεση σε ειδικό βιβλίο και φροντίζει για την έγκαιρη αποστολή των αντιγράφων της τέλεσης του γάμου στο αρμόδιο Ληξιαρχείο.
 γ ) Τηρεί αρχείο τέλεσης Πολιτικών Γάμων.

Τμήμα Κοινωνικών Υπηρεσιών

Λειτουργίες Κοινωνικών και Υγειονομικών Υπηρεσιών

  • Αναζήτηση συγκέντρωση και επεξεργασία στοιχείων που αφορούν την υφιστάμενη κατάσταση των υποδομών της περιοχής του Δήμου σε ζητήματα Κοινωνικής πολιτικής, Πρόνοιας, Υγείας, και την ταυτόχρονη χρήση των νέων τεχνολογιών για την εξυπηρέτηση αυτών των αναγκών. Συγκέντρωση και επεξεργασία στοιχείων που αφορούν την υφισταμένη κατάσταση ατόμων του Δήμου που ανήκουν σε διάφορες κοινωνικές ομάδες (νέοι, ηλικιωμένοι, γυναίκες κλπ.)τηρώντας την σχετική νομοθεσία περί ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων κ.λπ. Ακόμη, ανάπτυξη συνεργασιών και συντονισμού με Νομικά Πρόσωπα και άλλους φορείς  με σκοπό τη δημιουργία ενιαίας αντίληψης για τις ανάγκες και αποφυγή επικαλύψεων στις υπηρεσίες που παρέχουν, ευθύνη κοινωνικών προγραμμάτων στα Κ.Α.Π.Η ,ΑΜΕΑ κλπ

Λειτουργίες  Κατάρτισης και Υλοποίησης  Προγραμμάτων Ε.Ε

  • Υποβολή προτάσεων σε εθνικά προγράμματα και προγράμματα της Ε.Ε  τα οποία έχουν άμεση σχέση με τις δραστηριότητες του Τμήματος. –Υλοποίηση παρακολούθηση και αξιολόγηση της υλοποίησής τους, ανάπτυξη συνεργασιών σε εθνικό ή διακρατικό επίπεδο με φορείς που παρέχουν ιατροκοινωνικό έργο

Εξυπηρέτηση Πολίτη – ΚΕΠ